Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai EO adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah EO sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
Event Organizer Dalam Dunia Usaha
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal : peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung. Lanjutkan membaca “Belajar Mengenal EO (Event Organizer)”→
Penyelenggara Acara (EO) adalah jasa penyelenggara sebuah acara. Misalnya seminar, perkawinan, ulang tahun, rapat tahunan, dsb. Setiap penyelenggara acara biasanya menunjuk team pelaksana acara. Penyelenggara Acara ditunjuk oleh klien untuk keperluan keseluruhan acara. Penyelenggara acara membentuk team kecil untuk kelancaran acara.
Tugas Penyelenggara acara adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya, jarak klien dengan lokasi acara atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, “EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer” ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.”
Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang sebuah EO dengan teamnya. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, pertemuan penting dan rutin sebelum diadakannya acara pada hari H adalah wujud professional kerja EO tentu memerlukan keseriusan yang matang. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana, maka waktu persiapan juga sangat menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara. Lanjutkan membaca “Penyelenggara Acara (EO) dan Pelaksana Acara (team EO)”→
Beberapa tahun ke belakang Event Organizer (EO) mengalami perkembangan yang sangat signifikan dikarenakan peluangnya sangat besar untuk dikembangkan sebagai usaha profesional, dan terutama anak-anak muda sangat menyukai Event Organizer.
Peluang bisnis EO sangat menjanjikan seiring meningkatnya kebutuhan masyarakat akan jasa EO yang profesional.
Event organizer adalah jasa penyelenggaraan kegiatan dan merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah rencana meyelenggaraka sebuah event.
Penulis menyarankan beberapa hal terutama untuk pemula atau yg baru akan memulai usaha,
1. Tetapkan Pangsa Pasar/ Market Bisnis Yg Akan Dituju
Sebagai EO pemula atau yang akan memulai sebaiknya tentukan kemana EO kita bawa, ke spesialis atau ke umum, tapi yang pemula lebih bagus ke spesialisasi dulu seperti : konser musik, otomotif, expo atau pameran, wedding ceremony, atau seminar dan berbagai kegiatan perusahaan atau organisasi (launching, munas, rakernas dll). Dengan begitu kita bisa fokus untuk mengembangkan EO kita. Dan seiring berkembangnya perusahaan kita bisa mengembangkan/ diversifikasi EO ke pangsa pasar yang lebih luas.
2. Kuatkan Menajemen Keuangan
Hal ini yang sangat menentukan berhasil tidaknya suatu EO. Kita harus menunjuk seorang Direktur Keuangan atau minimal Bagian Keuangan, karena biasanya sebagai EO pemula kita belum mendapat kepercayaan dari sponsor dan biasanya pula kita harus mengeluarkan modal kita semua dulu.
EO harus rajin check and re-check. Jangan puas begitu saja dengan 1 kali briefing meeting.
Seluruh kru harus paham dengan konsep dan objektif event secara keseluruhan dan merasa bahwa brand yang sedang dijalankan adalah brand-nya (sense of belonging), sehingga merasa harus melakukan usaha lebih untuk menyukseskan acara.
Petugas yang diturunlapangankan harus benar-benar paham dengan apa yang harus dilakukan.
Tidak ada person in charge (PIC) yang memiliki tanggung jawab ganda, terutama di event besar.
Akan lebih baik lagi kalau bisa latihan dulu (simulasi), sehingga masalah yang mungkin akan terjadi bisa disiapkan antisipasinya dengan cepat.
EO memperhatikan detil kecil, seperti kebersihan, toilet tidak bau, kerapihan, kostum, dan sebagainya. Sumber : mixmagz
Kalimat ini berulang-ulang disampaikan, namun berulang-ulang pula banyak yang mengingkarinya. Pemahaman terhadap konsumen menjadi kunci keberhasilan brand activation.
Sekarang, target audience sudah semakin pintar. Betapa tidak, hampir setiap minggu (bahkan mungkin hari), brand activation diadakan. Khalayak sasaran mempunyai bahan pembanding dan lebih punya pilihan, event mana yang akan mereka datangi penting dan tidak penting. Ini menjadi pemacu buat para EO untuk berlomba membuat konsep yang menarik.
Kecerdasan pengunjung diikuti kecerdikan kieator konsepnya. Kini semakin banyak kreator yang pandai mengulik, baik dari sisi kreatif maupun anggaran. Secara konsep, kegiatan yang ditawarkan semakin kreatif dan bervariasi. Apalagi sekarang makin banyak pilihan tempat/venue, bintang tamu, teknologi, dan elemen-elemen pendudkung lainnya. Jauh sekali dibanding sembilan tahun yang lalu, dimana venue masih susah untuk memberi ijin membuat event karena belum familiar dengan konsep Event Organizing. Lanjutkan membaca “Meng-Eksekusi Event”→
Berdua lebih baik dari seorang diri, tali tiga lembar tak mudah diputuskan.
Anda tentu ingat karakter Superman. Tokoh fantasi idola tua muda yang gemar menolong dan menang melawan segala kejahatan. Almarhum Christopher Reeve menjadi sangat terkenal ketika ia memerankan tokoh Superman. Mendekati akhir hidupnya, Reeve mengalami kecelakaan yang mengakibatkan ia lumpuh total. Namun ”Sang Superman”, dengan bantuan keluarga, rekan dan medis sanggup meneruskan hidupnya dengan baik, bahkan menjadi sutradara film.
Apa yang dapat disimak dari peristiwa ini ? Tak seorangpun yang benar-benar bisa menjadi Superman. Semua manusia ternyata saling membutuhkan. Sebuah kekuatan dan kehebatan terletak dari kerjasama dan sinergi yang harmonis. Lanjutkan membaca “Team Work Synergy”→
Pembentukan teamwork dianggap solusi terbaik untuk mencapai keberhasilan sebuah project ataupun event yang tentunya akan berimbas kepada kesuksesan di organisasi perusahaan. Banyak yang menyakini bahwa tim yang solid akan lebih mudah menyelesaikan delegasi tugas-tugas organisasi. Tetapi untuk membentuk sebuah teamwork yang solid memang tidaklah mudah.
Kesulitan tersebut didasari oleh kenyataan bahwa dalam teamwork terdapat banyak kepala dengan banyak gagasan atau ide dan pendapat. Untuk menyatukannya memang bukan usaha yang mudah tetapi sangat sulit. Karena memang teamwork merupakan sekumpulan individu yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang harus memiliki aturan dan mekanisme kerja yang jelas. Untuk menjaga keharmonisan sebuah tim maka harus ada koordimasi dan prosedur yang harus disepakati oleh seluruh anggota teamwork. Lanjutkan membaca “Ketrampilan Dasar Dalam Teamwork”→
AdPRO Indonesia 