Penyelenggara Acara (EO) dan Pelaksana Acara (team EO)

Penyelenggara Acara (EO) adalah jasa penyelenggara sebuah acara. Misalnya seminar, perkawinan, ulang tahun, rapat tahunan, dsb. Setiap penyelenggara acara biasanya menunjuk team pelaksana acara. Penyelenggara Acara ditunjuk oleh klien untuk keperluan keseluruhan acara. Penyelenggara acara membentuk team kecil untuk kelancaran acara.
Tugas Penyelenggara acara adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya, jarak klien dengan lokasi acara atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, “EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer” ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.”
Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang sebuah EO dengan teamnya. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, pertemuan penting dan rutin sebelum diadakannya acara pada hari H adalah wujud professional kerja EO tentu memerlukan keseriusan yang matang. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana, maka waktu persiapan juga sangat menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.

Melalui konsep yang baik tentunya turut merperlancar dan mensuksesan suatu acara. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara.

Dalam membuat konsep Event Organizer dibagi menjadi tiga bagian :

1. Konsep Baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja.
2. Konsep Baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan kepada klien (perusahaan), dan hasil kesepakatan akan menunjuk EO kapan mulai bergerak.
3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat.

Terakhir dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer adalah budget, karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut. Keterbukaan dalam hal budget akan berpengaruh besar bagi suksesnya sebuah acara/event.
Arti event organizer kurang lebih mirip seperti arti seorang teman yaitu sebagai partner untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.

 

Jenis-jenis EO

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi :

1. One Stop Service Agency : EO yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
2. MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). EO yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
3. Brand Activation : EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
4. Musik dan Hiburan : EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
5. Penyelenggara Pernikahan : EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
6. Penyelenggara Ulang Tahun/Rapat/Seminar : EO yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak/seminar dan penguasaan materi.

Team Pelaksana ditunjuk oleh EO melihat dari kegesitan, sistematis dan intensitas perkembangan dalam hal dengan tetap dalam koridor pembagian tugas (penanggung jawab sub bidang tugas), antara lain :

1. Menentukan tempat/lokasi acara
2. Menentukan undangan langsung maupun tak langsung (brosur)
3. Tata ruang acara
4. Perlengkapan acara
5. Persiapan materi acara
6. Catering
7. Merchandise
8. EO bertanggung jawab penuh atas keberhasilan/kegagalan sebuah acara.
9. EO harus mempersiapkan sedikitnya 3 team pelaksana untuk menghindari kegagalan acara.

Komunikasi yang baik, jujur dan terbuka antara EO dan team pelaksana akan mendorong berhasil/tidaknya sebuah acara.
Demikian, semoga bermanfaat.

 

sumber : http://www.therisnaldiinstitute.com

Iklan