Back To Basic : Langkah Awal Menjadi Event Organizer

Langkah Awal Menjadi Event Organizer

Beberapa tahun ke belakang Event Organizer (EO) mengalami perkembangan yang sangat signifikan dikarenakan peluangnya sangat besar untuk dikembangkan sebagai usaha profesional, dan terutama anak-anak muda sangat menyukai Event Organizer.

Peluang bisnis EO sangat menjanjikan seiring meningkatnya kebutuhan masyarakat akan jasa EO yang profesional.

Event organizer adalah jasa penyelenggaraan kegiatan dan merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah rencana meyelenggaraka sebuah event.

Penulis menyarankan beberapa hal terutama untuk pemula atau yg baru akan memulai usaha,

1. Tetapkan Pangsa Pasar/ Market Bisnis Yg Akan Dituju

Sebagai EO pemula atau yang akan memulai sebaiknya tentukan kemana EO kita bawa, ke spesialis atau ke umum, tapi yang pemula lebih bagus ke spesialisasi dulu seperti : konser musik, otomotif, expo atau pameran, wedding ceremony, atau seminar dan berbagai kegiatan perusahaan atau organisasi (launching, munas, rakernas dll). Dengan begitu kita bisa fokus untuk mengembangkan EO kita. Dan seiring berkembangnya perusahaan kita bisa mengembangkan/ diversifikasi EO ke pangsa pasar yang lebih luas.

2. Kuatkan Menajemen Keuangan

Hal ini yang sangat menentukan berhasil tidaknya suatu EO. Kita harus menunjuk seorang Direktur Keuangan atau minimal Bagian Keuangan, karena biasanya sebagai EO pemula kita belum mendapat kepercayaan dari sponsor dan biasanya pula kita harus mengeluarkan modal kita semua dulu.

Dengan manajemen keuangan kita yang solid maka menjadi entry point kekuatan EO kita.
Buat juga perkiraan rugi labanya di setiap event, buatkan juga rekening khusus dan jangan dicampur campur.

3. Bentuk Teamwork Yang Solid

Elemen yang menentukan juga maju tidaknya EO kita, pilih beberapa orang yang punya kemampuan dibidang masing-masing, jangan terlalu banyak/ gemuk teamworknya, sedikit tapi punya kemampuan manajerial dalam memajukan EO, saran penulis untuk pertama 5 orang team inti sudah bisa menjalankan usaha EO, tapi akan bisa ditambah atau kita sesuaikan dengan situasu kondisi, misal ada sebuah event dan membutuhkan tenaga tambahan kita cari tenaga tambahan yg part time bersifat, dengan begitu kita mengefisiensikan anggaran.

4. Bangun Kepercayaan Dengan Konsumen Dan Sponsor

Elemen yang kesekian yang harus kita penuhi, ini juga faktor penentu suatu EO tetap survive atau mati dengan perlahan. Jadi kita buat suatu komitmen dengan team kita bahwa setiap event harus sukses. Ini juga entry point bagus untuk ke depan mencari sponsor, karena biasanya sponsor agak jual mahal bila berhadapan dengan EO yang baru dan biasanya pihak sponsor melihat kinerja teamwork kita. Setelah kegiatan event berjalan sukses baru pihak sponsor menawarkan kerja sama lebih lanjut, karena semakin sukses suatu event maka akan semakin dipercaya oleh sponsor.

5. Buat Pemetaan

Yang penulis maksud dengan pemetaan adalah membuat daftar daftar penting yang berhubungan dengan kegiatan kita, contohnya :

–       hotel kita buat daftar dan klasifikasi mulai dari fasilitas dan berapa saja harga sewa convention hall kita buat daftar yang lengkap

–       daftar sponsor yang bisa kita ajak kerja sama

–       daftar media

–       daftar contact person baik itu untuk perizinan dan lainnya yang sifatnya sangat berperan penting dan berhubungan dengan setiap event event yang kita adakan

–       daftar alat alat/equipment yang akan selalu kita sewa

–       daftar manager artis dan lainnya

Dan masih banyak lainnya yang bisa kita sesuaikan dengan event organizer kita ke pangsa pasar mana.

6. Buat Schedul Atau Jadwal Kegiatan Kita Untuk Satu Tahun Ke depan

Karena kita sudah menuju profesional jadwal kegiatan kita harus sudah ada untuk 1 th ke depan karena inilah faktor utama kita mendapatkan hasil atau profit, agar masyarakat tidak jemu kita kemas kegiatan kita dan buat berbeda tiap bulan.

7. Pembagian Job Description Yang Jelas

Hal ini juga sangat penting agar progres setiap event berjalan dengan baik dan hasil yang kita harapkan sesuai dengan konsep yang disepakati. Jadi menjelang ada event sudah kita bagi job description masing-masing dan harus melaporkan progresnya masing-masing pada setiap meeting. Hal ini untuk mengetahui tingkat kesiapan setiap event, karena sukses tidaknya suatu event sangat bergantung dengan kesiapan, koordinasi dan kerjasama antar teamwork.

8. Persiapkan Modal

Yang penulis maksud adalah modal dalam arti luas yaitu modal untuk tempat usaha baik untuk pembuatan CV atau PT untuk legalitas usaha modal tempat usaha tapi penulis sarankan untuk EO pemula sebaiknya gunakan rumah atau ada tempat yang layak karena untuk efisiensi biaya, dan modal kerja untuk awal kegiatan kita termasuk operasional kantor(telepon,fax,internet dll) dan operasional awal event yang akan kita jalankan.

9. Pilih Event Yang Tidak Mengandung Resiko

Setiap kita mengadakan event, resiko untung rugi pasti ada, tapi yang dimaksud penulis adalah, karena kita pemula atau baru mengawali bisnis EO alangkah bagusnya kita cari event yang minim resiko, contohnya :

–       launcing suatu produk dari perusahaan

–       seminar

–       Musyawarah Daerah (Musda) suatu organisasi, Musyawarah Nasional (Munas) dan lainnya

–       wedding ceremony atau pesta pernikahan atau ulang tahun

–       perlombaan pemilihan pitra-putri, fashion show

10. Ikuti Wadah Organisasi

Ini sangat penulis sarankan, karena dengan adanya wadah organisasi/asosiasi EO sangat membantu perkembangan perusahaan kita, kita dapat berbagi pengalaman dan saling bertukar pengalaman dan saling membantu baik itu informasi atau dalam bentuk lainnya. (anas zulham)

 

sumber