Meng-Eksekusi Event
Jangan underestimate terhadap konsumen
Kalimat ini berulang-ulang disampaikan, namun berulang-ulang pula banyak yang mengingkarinya. Pemahaman terhadap konsumen menjadi kunci keberhasilan brand activation.
Sekarang, target audience sudah semakin pintar. Betapa tidak, hampir setiap minggu (bahkan mungkin hari), brand activation diadakan. Khalayak sasaran mempunyai bahan pembanding dan lebih punya pilihan, event mana yang akan mereka datangi penting dan tidak penting. Ini menjadi pemacu buat para EO untuk berlomba membuat konsep yang menarik.
Kecerdasan pengunjung diikuti kecerdikan kieator konsepnya. Kini semakin banyak kreator yang pandai mengulik, baik dari sisi kreatif maupun anggaran. Secara konsep, kegiatan yang ditawarkan semakin kreatif dan bervariasi. Apalagi sekarang makin banyak pilihan tempat/venue, bintang tamu, teknologi, dan elemen-elemen pendudkung lainnya. Jauh sekali dibanding sembilan tahun yang lalu, dimana venue masih susah untuk memberi ijin membuat event karena belum familiar dengan konsep Event Organizing.
Kunci permasalahan dari suatu event terletak pada sistem organisasi dan perencanaan. Hal ini banyak dilupakan sehingga event yang dilaksanakan tidak memiliki makna dan terkesan asal saja. Meskipun kelihatannya old fashioned, tetapi sebelum event dibuat harus mempertimbangkan 5W + 1 H (Why, What, Who, Where, When and How). Termasuk dalam pemilihan venue (where), penyelenggara event harus mempertimbangkan dengan tujuan dan konsep dasar dari event tersebut (what). Apakah diperlukan tempat display khusus? Berapa jumlah undangan? Apakah jarak tempuh menjadi masalah? Bagaimana suasana yang diinginkan?
Pemilihan acara dan endorser harus mempertimbangkan kembali objektif dan strategi dari event tersebut. Pemahaman yang mendalam atas dua hal tersebut akan menelurkan ide kreatif dari suatu event. Pemilihan endorser harus disesuaikan kembali dengan produk atau jasa yang akan disampaikan kepada audiens.
Selain itu, anggaran menjadi kunci penting dalam penyelenggaraan event. Keterbatasan anggaran bias menjalar kepada keterbatasan waktu loading, hasilnya, check sound jadi terganggu, atau dancer tidak bias blocking karena panggung belum jadi, dan kualitas material tidak sesuai dengan yang diinginkan klien, pengisi acara tertentu lepas dan seterusnya. Pendeknya, kesiapan anggaran berpengaruh besar dalam sukses tidaknya penyelenggaraan event.
Untuk mengatasi kendala penyelenggaraan, yang terpenting adalah koordinasi dan komunikasi antara EO dan pemilik brand, sehingga apabila ada masalah, dapat segera diantisipasi. Selain itu, briefing juga sering jadi masalah. Kadang, karena keterbatasan PIC (person in charge), crew terkait (terutama freelancer – yang hanya bertugas di hari H) sehingga lupa di-brief dengan jelas. Sehingga waktu pelaksanaan, banyak hal yang gagal.
Waktu persiapan yang terbatas juga sering jadi hambatan. Timeline yang mepet umumnya akan membuat jalannya event tidak lancer. Untuk menghindari hambatan itu, penyelenggara harus memahami jumlah & tipe pengunjung, keamanan, brand image, dan pertimbangan-pertimbangan konsekwensi. Di dalam situasi yang terbatas seperti itu, masalah bisa muncul tiba-tiba. Misalnya, alat tiba-tiba hang, rusak, supplier/pihak ketiga lambat, telat. Tidak sesuai brief, keamanan terganggu, pengisi acafra salah menyebutkan brand atau kelepasan bicara sesuatu yang tidak sesuai dengan brand image. Sumber : mixmagz
artikel lain :
AdPRO Indonesia 