Pengorganisasian Dalam Sebuah Event

Pengorganisasian Dalam Sebuah Event

Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat sekumpulan orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara dengan fungsi dan peran masing – masing dari perencanaan hingga acara berakhir.

Di dalam meraih kelancaran dan kesuksesan sebuah acara yang ditangani, EO harus memiliki orang-orang yang mampu menjalankan fungsi dalam bagian-bagian kerja sebuah organisasi tersebut.

Ketika berbicara EO sebagai sebuah perusahaan, maka susunan organisasi perusahaan tidaklah berbeda dengan institusi bisnis lainnya seperti terdiri dari Direktur, Manager-Manager yang membawahi masing – masing divisi seperti, marketing, administrasi, keuangan, tim kreatif, operasional, tallent, produksi dan lain sebagainya. Namun ketika berbicara EO dalam sebuah project penyelenggaraan event, maka struktur organisasi akan menyesuaikan dengan kebutuhan project tersebut.

Antara satu event dengan event lainnya akan memiliki struktur operasional yang berbeda. Event exhibition yang diselenggarakan di sebuah mall atau hotel berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan event exhibition yang digelar di lapangan. Demikian pula dengan sebuah Konser Musik.

Perbedaan ini didasari pada beberapa hal berikut :

1. Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja
2. Efektifitas dan efisiensi kerja
3. Besar kecilnya event

Sebagai usaha yang berorientasi pada keuntungan, EO akan menghitung jumlah personil dalam tim secara cermat dan teliti. Tidak ada jaminan kesuksesan sebuah event yang terdiri dari banyak orang.

Beberapa fungsi yang biasanya terdapat dalam sebuah project event antara lain :

1. Project Officer / Event Manager

Adalah pemimpin proyek. Bertanggungjawab terhadap kelancaran dan kesuksesan event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Fungsi ini biasanya lebih mengurusi masalah-masalah administratif dan persiapan-persiapan kelengkapan, tentunya harus diambil orang yang memang sudah berpengalaman atau memang sudah diandalkan menangani berbagai event. Dalam kerjanya Project Officer ini bisa memiliki beberapa anak buah yang akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya yang biasa disebut Field Officer.

2. Field Officer

Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan dan sebagainya. Dengan kata lain fungsi ini adalah yang menjalankan fungsi operasional.

3. Tallent Officer

Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talents/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MoU sampai pada kebutuhan artis saat pentas, transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain-lainnya

4. Show Director

Show Director adalah yang bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer, Lightingman, Security & Runner

5. Art Director

Bertanggungjawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek – efek lainnya yang berhubungan dengan estetika.

6. Stage Manager

Bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Stage Manager akan mengatur kemunculan talents sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil.

7. Sound Engineer/Soundman

Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas sound system.

8. Lightingman

Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting dan tata cahaya.

9. Security

Adalah personil dari kepolisian atau mereka yang ditugaskan. Bertanggungjawab terhadap seluruh keamanan acara dari mulai lokasi, jalannya acara, dan pihak lain-lain yang terkait.

10. Property Coordinator

Tugas dari property koordinator adalah bertanggung jawab atas semua alat-alat kelengkapan yang menunjang keberhasilan event tersebut.

11. Runner

Adalah tim yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, menjadi penghubung antara Show Director dengan pihak-pihak lainnya.

12. Client Service

Bertanggungjawab sebagai penghubung antara klien sebagai sponsor/penyandang dana kepada Show Director dan Project officer. Client Service ini akan menemani klien dari sejak klien tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan.

Contoh-contoh diatas adalah beberapa fungsi yang biasanya terdapat dalam sebuah event. Tetapi, bisa saja terjadi dalam sebuah event ada fungsi-fungsi diatas yang justru dihilangkan karena pekerjaan dapat di-handle oleh fungsi lainnya.

Dan juga tentunya masih ada beberapa fungsi lain yang mungkin dibutuhkan dalam sebuah penyelenggaraan event, diantaranya seperti :

1. Officer Lomba yang bertugas menangani jalannya event yang bermaterikan games
2. Liaison Officer yang bertanggungjawab mendampingi artis atau tamu
3. Crew Multimedia yang bertugas menghandle kualitas sajian media
4. Tim Dokumentasi, PR, Tenaga Medis, Usherrete, dll

Jadi, begitu menariknya organisasi sebuah penyelenggaraan event, so lets start yours to organize the event..

sumber : republiktalenta

Iklan