Yang Diperlukan Dalam Mengelola Event Organizer
- Database
- Kemampuan Menjual
- Berpikir Detail
Dalam mengelola bisnis EO, database mempunyai peranan yang amat penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri. Database ini akan sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang harus disiapkan dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena kesibukan klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak, dan mau tidak mau kita harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan tingkat tinggi dan jaringan yang luas.
Ada baiknya kita juga mempunyai database gedung pertemuan atau hotel agar sewaktu waktu kita membutuhkan tempat, mereka bisa menyediakan segera setelah kita melakukan kontak. Menjalin hubungan baik dengan para pengelola gedung pertemuan atau hotel tersebut juga sangat penting untuk memudahkan bisnis EO kita. Biasanya kita juga akan mendapatkan diskon khusus jika melakukan booking sebuah ruangan di hotel untuk suatu periode tertentu.
Seorang EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply bahan promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika kita mempunyai beberapa supplier percetakan sehingga kita bisa membandingkan harga dan membagi order jika kita dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.
Kemampuan menjual sebuah acara juga penting bagi seorang EO. Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga untuk bisa meraih target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial ini biasanya tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka melihat ada value lebih dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang sponsor akan membooking berbagai event yang akan kita selenggarakan sebagai wahana mereka berpromosi. Entah itu sebagai sponsor tetap atau bahkan menjadi sponsor tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang kita butuhkan. Sekali lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita menjual konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita selenggarakan sangat worth it bagi perusahaan mereka.
Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal hal yang sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis acara sampai perlengkapan yang sering kali jenisnya macam-macam. Seorang EO perlu membuat run down acara yang berisi teknis acara dan semua hal yang diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa diketahui skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan yang dibutuhkan. Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu saja, seluruh perlengkapan tersebut harus ditest terlebih dahulu sehingga bisa berfungsi secara optimal.
Dalam hal tata letak panggung atau back drop, seorang EO perlu memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran dan desain backdrop agar tampak lebih eye catching. Jika diperlukan, sebuah mini garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan teknologi variasi sinar lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin repot, sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa di serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan imbalan atau fee yang telah disepakati.
Pada saat hari H, sebagai EO kita juga harus memastikan juga bahwa arus lalu lintas berjalan normal. Jika ada kondisi khusus seperti program car free day untuk hari tertentu, kita harus mengantisipasinya sejak awal. Sebagai contoh, jika kita mengadakan acara pada hari minggu di sebuah gedung di sepanjang jalan Sudirman Thamrin, maka kita perlu memastikan apakah pada hari tersebut ada program car free day atau tidak. Jika memang bertepatan dengan program car free day, berarti kendaraan tidak boleh lewat untuk waktu atau jam tertentu. Hal ini harus diantisipasi dengan memberikan informasi sebelumnya mengenai jalur alternatif yang bisa ditempuh oleh para undangan agar mereka mereka tidak kesulitan sampai ke tempat event berlangsung.
sumber : perencanakeuangan.com, peluangusaha.biz
AdPRO Indonesia 