Peluang Usaha Jasa “Event Organizer” (EO)

Peluang Usaha Jasa “Event Organizer” (EO)

Bagi Anda yang senang berorganisasi dan berhubungan dengan banyak orang, bisa jadi kesenangan itu akan menjadi jalan untuk meraih pendapatan bisnis yang lumayan. Berbekal pengalaman berorganisasi, Anda bisa mulai merintis bisnis “event organizer” (EO) yang kini semakin banyak bermunculan. Peluang bisnis di bidang ini memang makin menjanjikan seiring meningkatnya kebutuhan masyarakat akan jasa event organizer profesional. Untuk menyiapkan sebuah acara (event), dibutuhkan serangkaian tahapan. Mulai dari perencanaan, persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan itu sendiri dari awal sampai akhir. Bagi awam, ini adalah pekerjaan yang memusingkan dan menuntut kerjasama sebuah tim.

Sebelum menggelar sebuah acara, untuk tingkat kelurahan saja misalnya, pastinya akan dibentuk semacam panitia. Panitia ini adalah sebuah tim yang terdiri dari sekelompok orang dengan pembagian tugas masing-masing agar seluruh rangkaian acara atau kegiatan itu bisa terselenggara. Sukses tidaknya acara itu, tergantung penuh pada kesiapan, koordinasi dan kinerja panitia. Jika tidak, pastilah acara akan berantakan.
Nah, kebutuhan sebuah pengorganisasian yang matang dalam mempersiapkan dan menggelar sebuah acara ini menjadi peluang dalam bisnis jasa. Bukanlah hal baru jika di banyak kota, khususnya kota besar, sudah muncul dan berkembang beberapa jasa “panitia” yang bisa mengorganisir berbagai macam acara dan kegiatan. Perusahaan yang menawarkan jasa seperti ini dikenal sebagai “event organizer”.

Event organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah perwujudan ide atau rencana menggelar sebuah event. Event ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran konvensi, pagelaran musik, pesta, seminar, peluncuran produk, konferensi pers dan kegiatan lainnya, bisa disesuaikan dengan permintaan dari pengguna jasa event organizer atau inisiatif event organizer sendiri.

Bentuk pemanfaatan event organizer juga beragam, misalnya untuk memastikan terselenggaranya acara talk show, penarikan undian, fashion show, ajang lomba dan sejenisnya atau kegiatan-kegiatan yang mendukung terselenggaranya suatu kegiatan, baik sebelum, sesudah atau pada saat terselenggaranya kegiatan. Misalnya seperti pemesanan gedung, penyediaan ruangan, persiapan interior, penyediaan sound system, penyediaan penari latar dan sebagainya.

Bisnis ini bisa kita mulai dengan menangani event yang skalanya kecil terlebih dahulu. Misalnya acara peringatan tujuh belasan di perumahan, peringatan hari besar nasional atau hari besar agama. Nah, kalau sudah terbiasa dengan pola kerja seorang EO, barulah bisa kita tingkatkan menjadi pengelola even yang lebih besar dan profesional seperti seminar, workshop, atau training.

Ada beberapa hal yang sebaiknya Anda persiapkan dalam mendirikan event organizer, sebagai berikut:

1. Tempat. Apakah harus menyewa tempat atau bisa dijalankan dari rumah? Anda mungkin akan keluar jauh lebih banyak uang jika harus menyewa tempat sendiri, padahal mungkin Anda tidak menggunakan kantor setiap hari. Anda mungkin akan lebih sering mengunjungi klien diluar kantor. Karena itu jika dana Anda terbatas bisa dipertimbangkan untuk berkantor di rumah.

2. Modal. sediakanlah modal yang cukup untuk keperluan sebagai berikut:

a. Modal awal membuka usaha (perijinan, inventaris kantor seperti komputer, handset telpon, meja kursi, kendaraan)

b. Modal kerja untuk membayar biaya operasional selama perusahaan belum menghasilkan keuntungan. Biaya operasional antara lain listrik, telpon, gaji karyawan, kas kecil, dan lain-lain. Siapkanlah modal kerja minimal 6 s/d 12 bulan, atau jika Anda optimis bisa disiapkan 3 bulan saja

c. Adapun pajak bisa dipotong dari laba kotor, sehingga laba bersih menjadi milik perusahaan. Untuk mengetahui apakah bisnis Anda laba atau rugi tentunya Anda harus membuat laporan Laba Rugi secara rutin tiap bulan.

3. Rencana pengendalian keuangan:

a. Proyeksi laba rugi, arus kas, dan Neraca sampai dengan minimal 1 tahun atau sampai dengan 3 tahun ke depan. Tujuannya adalah agar dengan menetapkan target pemasukan (omzet) pada laporan Laba Rugi, Anda bisa memperkirakan dari pemakaian modal pada laporan arus kas kapan bisa break even. Kemudian melihat perkembangan harta kekayaan perusahaan di laporan Neraca

b. Menyelenggarakan administrasi usaha secara tertib dengan melakukan pembukuan secara rutin, misalnya dengan membuat buku kas harian dan buku kas bulanan.

4. Strategi pemasaran:

a. Buatlah strategi penetapan harga fee yang kompetitif atas pemakaian jasa Anda

b. Tetapkanlah siapa target market bisnis Anda

c. Jasa apa saja yang ditawarkan event organizer Anda

d. Buatlah strategi promosi yang ampuh dan mudah dijalankan, agar event organizer Anda cepat dikenal orang.

Kebutuhan utama dari bisnis ini terletak pada ide dan keterampilan eksekusi di lapangan. Untuk itu diperlukan kemampuan untuk mendesain sebuah acara agar sesuai dengan kebutuhan klien. Untuk itu diperlukan kemampuan untuk mengamati dan melakukan implementasi secara detail pada saat even berlangsung.

Meski peluang masih sangat terbuka, agar jasa kita terus menerus dipakai oleh klien, ada beberapa hal yang perlu kita bangun. Hal utama yang harus terus kita asah adalah kreativitas, karena hal itulah yang menjadikan kita berbeda dengan jasa EO lainnya. Sebagai EO kita harus kreatif dalam mengemas sebuah konsep menjadi sebuah acara yang menarik sehingga tujuan yang diinginkan oleh klien bisa tercapai. Untuk itu kita harus berani mengajukan ide yang kreatif dan berbeda. Jika ide tersebut bisa diterima oleh klien dan terbukti sukses, mereka akan puas dan bisa jadi akan terus memakai jasa kita untuk menangani even even selanjutnya.

Ketika bisnis sudah mulai berjalan, ada baiknya kita memiliki beberapa set property atau peralatan yang dibutuhkan untuk terselenggaranya sebuah event. Biayanya memang bisa jadi cukup mahal, tergantung spesifikasi yang dibutuhkan. Sebagai solusi, kita bisa mengajak EO lain untuk bekerja sama dalam penyediaan peralatan setiap kali ada order yang masuk.

Agar tampil lebih profesional, sebaiknya kita mempunyai sekretariat atau kantor yang kita pakai sebagai pusat aktivitas. Tempat ini bisa kita pakai buat meeting, presentasi atau tempat janji bertemu dengan para klien. Sekretariat tersebut perlu dilengkapi dengan seperangkat komputer yang terkoneksi dengan internet, telepon dan mesin faximile untuk kemudahan komunikasi.

Selain staf administrasi, kebutuhan karyawan biasanya adalah beberapa pekerja panggung/lapangan yang bisa dibayar per acara. Staf administrasi perlu dibekali dengan kemampuan untuk membuat surat dengan redaksional yang baik. Hal ini karena seorang EO pasti akan berhubungan dengan berbagai pihak, diantaranya adalah pihak media massa, baik cetak maupun elektronik. Selain staf administrasi, bisnis ini praktis tidak banyak memerlukan karyawan tetap. Semua tenaga kerja yang dibutuhkan pada saat event berlangsung bisa diperoleh dengan cara outsourcing.

Tantangan seorang EO diantaranya adalah bagaimana mampu merumuskan konsep acara dan membreak downnya kedalam kegiatan teknis yang sesuai untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan paling penting justru ketika kita hendak menentukan tema besar yang akan diangkat untuk sebuah event. Tema besar itulah yang nantinya akan dipecah menjadi agenda-agenda kecil yang saling terkait dan mendukung. Apabila tema besar yang diangkat cukup menarik, hal ini akan menjadi magnet tersendiri dan besar kemungkinan akan memikat para sponsor untuk ikut berpartisipasi.

Makin sukses sebuah event yang kita buat, kita akan makin dipercaya oleh klien untuk menangani berbagai event lainnya. Jika sudah punya beberapa portofolio event, kita bisa ikut pitching untuk beberapa proyek yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga pemerintah atau berbagai perusahaan swasta. Salah satu keuntungan bisnis ini adalah adanya pembayaran di muka. Biasanya klien akan memberikan down payment minimal sekian persen, tergantung dari kesepatakan yang kita buat. Besarnya nominal tentu saja tergantung dari proyek yang kita tangani. Bisa jadi hanya puluhan juta rupiah, tapi bisa juga sampai miliaran rupiah.

sumber : perencanakeuangan.com, peluangusaha.biz

Iklan