Tips Penyelenggaraan Event

1. EO harus rajin check and re-check. Jangan puas begitu saja dengan 1 kali briefing meeting.
2. Seluruh kru harus paham dengan konsep dan objektif event secara keseluruhan dan merasa bahwa brand yang sedang dijalankan adalah brand-nya (sense of belonging), sehingga merasa harus melakukan usaha lebih untuk menyukseskan acara.
3. Petugas yang diturunlapangankan harus benar-benar paham dengan apa yang harus dilakukan.
4. Tidak ada person in charge (PIC) yang memiliki tanggung jawab ganda, terutama di event besar.
5. Akan lebih baik lagi kalau bisa latihan dulu (simulasi), sehingga masalah yang mungkin akan terjadi bisa disiapkan antisipasinya dengan cepat.
6. EO memperhatikan detil kecil, seperti kebersihan, toilet tidak bau, kerapihan, kostum, dan sebagainya. Sumber : mixmagz

Meng-Eksekusi Event

Jangan underestimate terhadap konsumen

Kalimat ini berulang-ulang disampaikan, namun berulang-ulang pula banyak yang mengingkarinya. Pemahaman terhadap konsumen menjadi kunci keberhasilan brand activation.

Sekarang, target audience sudah semakin pintar. Betapa tidak, hampir setiap minggu (bahkan mungkin hari), brand activation diadakan. Khalayak sasaran mempunyai bahan pembanding dan lebih punya pilihan, event mana yang akan mereka datangi penting dan tidak penting. Ini menjadi pemacu buat para EO untuk berlomba membuat konsep yang menarik.

Kecerdasan pengunjung diikuti kecerdikan kieator konsepnya. Kini semakin banyak kreator yang pandai mengulik, baik dari sisi kreatif maupun anggaran. Secara konsep, kegiatan yang ditawarkan semakin kreatif dan bervariasi. Apalagi sekarang makin banyak pilihan tempat/venue, bintang tamu, teknologi, dan elemen-elemen pendudkung lainnya. Jauh sekali dibanding sembilan tahun yang lalu, dimana venue masih susah untuk memberi ijin membuat event karena belum familiar dengan konsep Event Organizing.

Kunci permasalahan dari suatu event terletak pada sistem organisasi dan perencanaan. Hal ini banyak dilupakan sehingga event yang dilaksanakan tidak memiliki makna dan terkesan asal saja. Meskipun kelihatannya old fashioned, tetapi sebelum event dibuat harus mempertimbangkan 5W + 1 H (Why, What, Who, Where, When and How). Termasuk dalam pemilihan venue (where), penyelenggara event harus mempertimbangkan dengan tujuan dan konsep dasar dari event tersebut (what). Apakah diperlukan tempat display khusus? Berapa jumlah undangan? Apakah jarak tempuh menjadi masalah? Bagaimana suasana yang diinginkan?

Pemilihan acara dan endorser harus mempertimbangkan kembali objektif dan strategi dari event tersebut. Pemahaman yang mendalam atas dua hal tersebut akan menelurkan ide kreatif dari suatu event. Pemilihan endorser harus disesuaikan kembali dengan produk atau jasa yang akan disampaikan kepada audiens.

Selain itu, anggaran menjadi kunci penting dalam penyelenggaraan event. Keterbatasan anggaran bias menjalar kepada keterbatasan waktu loading, hasilnya, check sound jadi terganggu, atau dancer tidak bias blocking karena panggung belum jadi, dan kualitas material tidak sesuai dengan yang diinginkan klien, pengisi acara tertentu lepas dan seterusnya. Pendeknya, kesiapan anggaran berpengaruh besar dalam sukses tidaknya penyelenggaraan event.

Untuk mengatasi kendala penyelenggaraan, yang terpenting adalah koordinasi dan komunikasi antara EO dan pemilik brand, sehingga apabila ada masalah, dapat segera diantisipasi. Selain itu, briefing juga sering jadi masalah. Kadang, karena keterbatasan PIC (person in charge), crew terkait (terutama freelancer – yang hanya bertugas di hari H) sehingga lupa di-brief dengan jelas. Sehingga waktu pelaksanaan, banyak hal yang gagal.

Waktu persiapan yang terbatas juga sering jadi hambatan. Timeline yang mepet umumnya akan membuat jalannya event tidak lancer. Untuk menghindari hambatan itu, penyelenggara harus memahami jumlah & tipe pengunjung, keamanan, brand image, dan pertimbangan-pertimbangan konsekwensi. Di dalam situasi yang terbatas seperti itu, masalah bisa muncul tiba-tiba. Misalnya, alat tiba-tiba hang, rusak, supplier/pihak ketiga lambat, telat. Tidak sesuai brief, keamanan terganggu, pengisi acafra salah menyebutkan brand atau kelepasan bicara sesuatu yang tidak sesuai dengan brand image. Sumber : mixmagz

artikel lain :

Tips Penyelenggaraan Event

Selamat Hari Raya Idul Fitri 1430 H

Analisa SWOT Sebuah Event

SWOT adalah singkatan dari Strenghts (kekuatan), Weakness (kelemahan), Oppurtunities (peluang), Threats(ancaman). Analisa SWOT adalah alat yang digunakan untuk mengidentifikasi isu-isu internal dan eksternal yang mempengaruhi kemampuan kita dalam memasarkan event kita.

Kekuatan dan Kelemahan

Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan event, kita harus mencermati isu-isu dalam organisasi yang mempengaruhi kemampuan kita menjual event ke pasar dan sponsor. Wilayah penting yang perlu digali adalah persepsi dari si EO itu sendiri terhadap suatu event. Jika EO kita memandang event tersebut sebagai perioritas dan peluang untuk meningkatkan profil EO, maka event tersebut menjadi sebuah kekuatan. Namun jika kita memandang event tersebut sebagai pemborosan sumber daya, maka event tersebut menjadi kelemahan.

Peluang dan Ancaman

Langkah selanjutnya adalah menganalisa semua faktor di luar organisasi yang mungkin mempengarhi event kita. Analisa eksternal ini akan membantu kita mengidentifikasi peluang dan ancaman yang terkait dengan event. Segera setelah menentukan ancaman-ancaman atas event kita, kita bisa menaksir ulang situasi dan menganalisa bagaimana cara mengubah ancaman itu menjadi peluang.

Sebagai contoh, jika kita sedang menangani sebuah festival untuk anak-anak, faktor-faktor eksternal berikut ini mungkin mempengaruhi event kita :

-   Cuaca
-   Ada acara yang lebih besar berlangsung pada hari yang sama
-   Minimnya kehadiran pada event tahun lalu
-   Sediktnya jumlah anak dalam kelompok usia yang relevan di database kita, dan lain-lain

Penting sekali memusatkan perhatian pada masing-masing ancaman atas sebuah event saat kita menjalankan perencanaan, untuk memastikan keberhasilan event tersebut.

Pengategorisasian suatu ancaman akan menentukan cara kita merespon ancaman untuk meminimalkan efeknya.

1. Monitor

Ancaman yang kita putuskan untuk “sekedar dimonitor” adalah jenis ancaman yang tidak atau sedikit dapat di kontrol, tetapi tidak berdampak besar pada event. Kita hanya ingin tahu apa yang akan terjadi.

2. Monitor dan Analisa

Ancaman yang kita putuskan untuk “di monitor dan di analisa” merupakan ancaman yang bisa sedikit dikontrol, tetapi kita perlu memastikan bagaimana ancaman tersebut dapat mempengaruhi event kita.

3. Strategi-strategi Kontingensi

Ancaman yang kita putuskan untuk “di respon dengan suatu startegi kontingensi”, adalah semua ancaman yang dapat kita kurangi pengaruhnya dengan perencanaan. Sebagai contoh jika cuaca buruk adalah ancaman bagi event di luar ruangan, kita bisa menetapkan bagaimana kita akan menanganinya, menunda event, pindah ke indoor, pawang hujan atau sedikit merubah konsep.

4. Analisa in-depth dan Strategi Pengembangan

Ancaman yang kita putuskan untuk “di respon dangan analisa in-depth dan strategi pengembangan” adalah semua ancaman yang memiliki kemungkinan paling besar untuk mempengaruhi event kita. faktor-faktor teknologi, pesaing dan legislatif adalah contoh-contoh ancaman yang mungkin memerlukan analisa dan strategi pengembangan lebih detil lagi.

Setelah semua telah kita analisa dengan baik, barulah kita dapat menentukan langkah selanjutnya untuk menjalankan event yang telah direncanakan, dan alangkah baiknya apabila kita juga dapat melakukan analisa pesaing dan strategi pemasaran terhadap event tersebut. Sumber : 12-monkeys.com

Tips Membangun Kreativitas

1. Harus membangun culture anti “MeToolsm”. Kultur seperti itu atau bahkan copy paste, hasilnya tidak akan dibicarakan konsumen, apalagi dipromosikan.
2. Event yang orisinal murni memang sulit didapatkan, tapi harus diusahakan. Hasil kreatif baru harus bisa menawarkan fungsi baru dari event yang sudah-sudah.
3. Terinspirasi dengan konsep yang sudah ada sebelumnya boleh-boleh saja, tapi harus dilihat apakah konsep baru ini relevan dengan produk dan brand yang akan mengadakannya.
4. Esensi kreativitas adalah thinking out of the box. Jadi bukan copy paste event orang lain dari industri yang berbeda.
5. Jangan membuat event yang hanya asal beda. Event yang bagus tidak selalu dengan anggaran besar.
6. Selalu tambahkan fungsi dan lakukan diferensiasi dari event lain yang sudah ada. Jadilah problem solver dari keadaan saat ini di tengah masyarakat. Sumber : mixmagz

4 Prinsip Dasar untuk Komunikasi Produktif

Komunikasi  merupakan salah satu bagian yang paling esensial dalam roda kehidupan profesional kita. Kita menyaksikan begitu banyak event, projek atau program perusahaan macet ditengah jalan hanya gara-gara dis-komunikasi para anggotanya. Sebaliknya, kita juga bisa menyaksikan sebuah arena lingkungan kantor yang bisa berjalan dengan indah lantaran didalamnya terbangun proses komunikasi yang elegan nan produktif.

Sejatinya ketrampilan komunikasi yang efektif memang merupakan sebuah elemen yang patut dijiwai oleh setiap pelaku bisnis dan kaum profesional – entah mereka berperan sebagai manajer, staf pelaksana, operasional ataupun para business owner.

Berikut ini kita akan mencoba menelisik empat prinsip dasar yang mungkin mesti selalu kita ingat manakala kita ingin menjadi seorang komunikator yang produktif.

1. Fokus pada solusi, bukan pada masalah

Ketika kita berinteraksi di kantor, acap kita menyaksikan orang saling sibuk berbicara mencari kambing hitam, menyalahkan pihak lain, dan melulu berfokus pada masalah. Bagian produksi menyalahkan orang marketing. Bagian marketing menyalahkan orang Finance. Dan bagian HRD menjadi tempat tumpahan kekesalan semua departemen (capek deh).

Alih-alih berfokus melulu pada masalah dan sibuk mencari siapa kambing hitamnya, komunikasi kita akan jauh lebih produktif jika kita fokus pada solusi. Sebagai misal, jika kita menemui hambatan dalam salah satu program kerja yang dijalankan di kantor, maka segera kita mesti berdiskusi mencari jalan keluar untuk mengatasi hambatan itu. Otak kita mesti kita gedor untuk segera bicara mengenai solusi, dan menutup pintu bagi munculnya kata-kata yang menyalahkan pihak lain.

Mencari-cari kesalahan dan meyalahkan pihak lain memang mudah, dan secara intuitif, banyak orang yang menyukainya (!) Namun ini hanya buang waktu, dan itulah mengapa banyak kinerja perusahaan macet ditengah jalan. Lipatlah kebiasaan ini dan simpan rapat-rapat didalam laci. Kelak jika Anda menemui rintangan, munculkan sikap yang FOKUS pada SOLUSI.

2. Ganti kata-kata Tidak Bisa menjadi Bisa

Contoh sederhana : “Pak, kita TIDAK bisa menyelesaikan projek ini tanpa dukungan tim logistik yang handal”. Kalimat ini akan menjadi lebih produktif dan meletupkan optimisme jika kita ganti menjadi : “Pak kita bisa menyelesaikan projek ini dengan dukungan yang bagus dari tim logistik”. Atau contoh simpel lainnya : “Nak, kamu tidak akan naik kelas jika tidak belajar tekun”. Kalimat ini akan menjadi lebih elegan kalau kita ubah menjadi : “Nak, kamu pasti akan naik kelas jika rajin belajar”.

Para pakar psikologi bilang, semakin banyak kata “tidak” dan kata negatif lainnya kita ucapkan, secara tidak sadar hal ini akan mendorong perilaku kita ke arah negatif (tidak bisa, tidak mampu, dst). Sebaliknya, dengan framing kalimat yang positif, dan ini dilakukan secara repititif, akan membuat perilaku kita menjadi lebih optimis dan kian produktif.

Itulah mengapa ada sebuah nasehat yang mengharapkan agar setiap kosa kata yang mengandung makna negatif (seperti kata : tidak bisa, gagal, tidak mampu, tidak berpengalaman, tidak kompeten, dll) sebaiknya dienyahkan dari perbendaharaan komunikasi kita sehari-hari.

3. Katakan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak anda inginkan

Prinsip ini mirip dengan prinsip nomer dua diatas. Yakni mengajarkan kepada kita untuk selalu membuat frame kalimat positif ketika ingin menyampaikan pesan. Sebagai misal, daripada mengatakan : “Mas, kalau nyetir mobil jangan kebut-kebut” lebih baik disampaikan dengan kalimat : “Mas, nyetir mobilnya hati-hati ya”. Atau contoh lain : “Kalau bikin laporan jangan ceroboh dan banyak bikin kesalahan”. Mengapa kita tidak menggantinya menjadi : “Kalau bikin laporan, tolong konsentrasi penuh agar semua data tersaji dengan akurat”.

4. Fokus ke depan, bukan ke masa lalu

Dalam lingkungan pergaulan di kantor kita acap mendengar kalimat seperti : “Nah, apa gue bilang kan……”. Atau kalimat seperti ini : “Nah, bener kan apa yang gue sampekan…”. Oke, kalimat-kalimat seperti ini memang membuat yang ngomong merasa “hebat”, but so what? Jadi, daripada fokus pada masa lalu sebaiknya kita ucapkan : “Okay, kita ambil hikmahnya. Mulai sekarang dan ke depan, kita harus lebih…..”. Kalimat ini akan membuat mitra bicara kita menjadi lebih mendapat respek. Kalimat itu juga akan membuat kita lebih bisa fokus pada solusi, dan maju ke arah masa depan yang lebih baik.

Demikianlah empat prinsip dasar komunikasi yang efektif. Semuanya sejatinya bersifat simpel, sederhana dan praktikal. Namun memang acap kita lupa untuk mempraktekkannya, dan dimana-mana kita banyak melihat orang mengabaikannya.

Karena itu, tak ada salahnya jika poin-poin kunci dalam tulisan ini Anda print lalu tempelkan didekat meja kerja Anda. Siapa tahu dengan itu, Anda bisa menjadi insan yang lebih produktif dalam membangun komunikasi? Sumber : strategimanajemen.net

Tentang Event Pameran

Exhibition/ pameran atau bahasa trendnya Expo adalah sebuah event yang mempunyai tujuan mendekatkan produk secara langsung kepada calon konsumen. Melalui event Expo konsumen dapat melihat, merasakan, memilih bahkan mencoba untuk menggunakan produk tersebut secara langsung.

Kini, tren ini dijadikan sebagai sarana alternatif dalam wisata atau jalan-jalan. Begitu banyak jenis kemeriahan pameran, festival di seluruh Indonesia membuat kita tertarik mengantarkan informasi ini kehadapan anda, mulai festival budaya, festival pernikahan, pameran komputer, mobil, perumahan, expo, exhibition hingga pagelaran seni dan budaya yang sayang jika kita lewatkan.

Event Exhibition terdiri dari dua jenis, yaitu :

1. Exhibition dengan target Apresiasi

Dalam event ini tujuannya adalah untuk membentuk apresiasi dari para pengunjung atau masyarakat terhadap sebuah karya. Contohnya seperti pameran lukisan, pameran foto, pameran benda bersejarah dan lain-lain

2. Exhibition dengan target Penjualan/ Selling

Dalam event ini memiliki tujuan untuk memasarkan suatu produk dan peningkatan penjualan serta memperluas pasar. Contohnya seperti Pameran mobil, pameran buku, pameran property dan lain-lain.

Sekilas apabila dilihat secara teknis penyelenggaraan kedua jenis exhibition tersebut hampir tidak ada bedanya. Namun untuk menentukan sukses atau tidaknya kedua jenis exhibition tersebut sangat berbeda sekali. Exhibition dengan target Apresiasi dapat dibilang sukses apabila pengunjung yang datang banyak dan untuk Exhibition dengan target Penjualan / Selling dapat dibilang sukses apabila selama pameran itu berjalan bisa meningkatkan jumlah transaksi penjualan dari tiap stand, jangan sampai pengunjung banyak tapi tidak ada transaksi.

Sebuah Event Organizer harus dapat mengetahui target dari Exhibition yang akan dilakasankan, karena hal ini akan sangat berpengaruh kepada si EO tersebut untuk menentukan beberapa hal, seperti :

1. Menentukan Tempat

Bila targetnya Apresiasi bisa memilih tempat pameran seperti di museum, ruang serba guna, aula sekolah, galeri dan lain sebagaiinya. Berbeda bila targetnya Penjualan / Selling, sebaiknya diselenggarakan di tempat yang para pengunjungnya siap melakukan transaksi pembelian, seperti di mall, swalayan dan lain sebagainya.

2. Promo Event

Dalam mempromosikan event tersbut keduanya memiliki spesifikasi market yang berbeda. Jangan sampai strategi promosi event yang dilakukan salah target akan berakibat fatal.

3. Dekorasi & Layout

Dalam pameran apresiasi dibutuhkan suasana yang tenang, sedangkan yang memiliki target penjualan harus memunculkan suasana kehebatan sebuah produk, karena itu dekorasi dan penataan stand harus sesuai dengan tujuan tersebut.

4. Property Khusus

Exhibition dengan target penjualan sebaiknya menambahkan property khusus seperti jaringan on line atau jaringan telepon yang akan digunakan untuk mendukung sarana transaksi via kartu atau gesek sehingga memudahkan pengunjung untuk bertansaksi dengan cepat dan aman.

Masih banyak hal lain yang harus di perhatikan oleh EO dalam menylenggaran Exhibition seperti keamanana, kebersihan dan lain-lain. Cobalah untuk selalu berpikir detil dalam menyelenggaran event tersebut. Jangan sampai event yang dibuat menjadi berantakan karena hal-hal kecil yang terlupakan. Sumber : 12-monkeys.com

Artikel terkait :

Agar Pameran Bebas Celaka

Orisinalitas Konsep Event

Konsep event harus orisinal yang muncul dari kreativitas murni. Semua pemilik merek, menginginkan hal mendasar itu. Kenapa? Karena setiap produk yang ditampilkan pasti ingin berbeda dengan produk-produk sejenis. Dengan orisinalitas ide kreatif, berarti setiap merek memiliki ”jiwa” sendiri-sendiri.

Untuk menciptakan ide kreatif, memang harus selalu belajar, baik dari referensi atau menimba ilmu di institusi atau membuka informasi seluas-luasnya. Bisa juga dengan mencermati ide-ide kreatif dari luar negeri dan kemudian mengadopsi dengan beberapa perubahan yang disesuaikan dengan kondisi di sini. Yang penting, ada proses pengendapan dan penggalian ide untuk melahirkan temuan-temuan yang benar-benar orisinal. Prinsip kreatif yang disepakati adalah prinsip Thinking Out of The Box – Execute Inside The Box. Jadi dalam membuat konsep acara harus memang harus berpikir Out of The Box, tidak terpaku dengan hal-hal mediocre yang biasa dilakukan di industri kita. Kita harus belajar dari hal sukses di luar industri kita. Namun eksekusi-nya tetap dibatasi oleh hal-hal dasar, misalnya relevansi dengan brand atau produk kita sendiri. Kalau tidak begitu, event seringkali benar-benar out of the box karena tidak masuk ke pasaran.

Diingatkan pula, harus membangun kultur anti “MeToolism”. Ini yang agak sulit, karena kita memang dibesarkan dengan sistem belajar “hapalan”, sehingga daya kreasi kita rada kurang. Namun seperti yang sering dijelaskan, kreativitas adalah skill bukan bawaan lahir. Jadi jika kita punya creative habit, seharusnya bisa membuat konsep event yang orisinal.

Mengapa orisinalitas itu penting dan dikedepankan? Karena di saat sekarang sulit menemukan orisinalitas ide dan kreatif itu. Seperti diungkapkan diatas, dalam proyek brand activation, banyak kecenderungan melakukan copy paste ide, dan menganggap sebagai karya orisinal.

Telah terjadi salah kaprah dalam dunia kreatif saat ini. Menyontek dianggap sebagai hal biasa. Biaya event mahal dianggap program sukses dan berhasil, dan kreatifitas dianggap boleh dijiplak dan seterusnya. Dan salah kaprah ini harus diluruskan. Sesederhana apapun ide kreatif, selama itu masih orisinal, maka harus mendapatkan penghargaan terbaik. Begitu pula, membuat event yang bagus tidak harus mahal. Biaya mahal tidak berbanding lurus dengan kesuksesan. Sebagai orang-orang kreatif, kita harus menjunjung tinggi ide, karya cipta, dan menghargai proses kreatif yang berlangsung selama ini. Sumber : mixmagz.

artikel terkait :

Tips Membangun Kreativitas

Menentukan Target Market

Sering kali kita mendifinisikan target market event kita sebagai audiense umum, kita ingin semua orang datang ke event kita, bahkan kita yakin para calon sponsor senang dengan definisi umum seperti itu. Namun perlu kita ketahui, menurut perinsip pemasaran, tidak ada perusahaan yang memiliki uang atau sumber daya lainnya untuk menjangkau seluruh pasar secara efektif. Jadi tugas kita adalah menentukan dan memprioritaskan siapa saja target market tersebut, agar kita bisa memaksimalkan keberhasilan program pemasaran event kita.

Target market kita ditentukan melalui dua kriteria, yaitu :

1. Demografis

Inilah data mengenai seseorang atau peta market seperti umur, jenis kelamin, status perkawinan, punya anak atau tidak, dimana mereka tinggal, status pekerjaan dan jumlah penghasilan, juga informasi lebih spesifik seperti apakah memiliki handphone lebih dari satu atau tidak, seberapa sering keluar negeri dan lain sebagainya.

2. Psikografis

Inilah data mengenai market yang berhubunga dengan mengapa orang melakukan sesuatu, apa yang memotivasi mereka lebih memilih suatu produk dibanding produk lainnya, serta berhubungan dengan pertanyaan-pertanyaan seputar gaya hidup, dan sebagainya. Contoh kata-kata yang bisa menggambarkan peta market secara psikografis antara lain; aktif, berorientasi pada nilai uang, berorientasi pada kualitas, feminis, berani mengambil resiko, tanggung jawab kepada lingkungannya, macho, penghemat, dan lain sebagainya. Kreteria psikografis merupakan faktor paling penting dalam menentukan target market.

Target market adalah sekelompok orang yang memiliki kesamaan profil demografis dan psikografis. Kita mugkin mempunyai beberapa target market, beberapa diantaranya sangat berbeda satu sama lain dari segi demografis maupun psikografis. Gabungan target market di sebut audiens. Jangan keliru dengan istilah-istilah diatas karena perbedaan tersebut akan menjadi sangat penting pada saat menentukan calon sponsor yang akan dijadikan sasaran pencarian sponsorship.

Setelah bisa menentukan target market maka kita akan menemukan market seperti apa dan predikis jumlah market yang akan ikut berpartisipasi pada event kita, contoh diagram sebagai berikut :

Dari kelompok di atas upaya pemasaran diprioritaskan untuk kelompok yang ditengah, kelompok ini paling efektif dari segi biaya untuk dijadikan sasaran pemasaran. Semakin kecil kemungkinan suatu kelompok untuk hadir semakin mahal dan  sulitlah upaya memasarkan sesuatu kepada mereka dan jenis eventnya pun akan sedikit exlusif. Sumber : 12-monkeys.com

Agar Pameran Bebas Celaka

Penyelenggaraan – terutama persiapan – sebuah pameran tak jarang memunculkan kecelakaan kerja, mulai dari ujung jari berdarah karena keteledoran saat memaku hingga pekerja terjatuh keras dari ketinggian lima meter ketika menyelesaikan bagian atap sebuah stan yang megah. Kecelakaan-kecelakaan tersebut umumnya disebabkan keteledoran dan sikap abai terhadap standar keselamatan dan kesehatan kerja (K3) yang telah ditetapkan pengelola venue dan penyelenggaraan pameran.

Bukan hanya menimbulkan rasa kasihan dan ngeri terhadap nasib korban, kecelakaan saat persiapan dan penyelenggaraan pameran dapat menyebabkan kerugian besar pada pihak penyelenggara atau pemilik venue. Sekadar ilustrasi, Desember silam, dalam sebuah pameran Mutu Manikam, tiba-tiba sebuah mutiara yang dipamerkan menjadi gosong. Rupanya, perhiasan tersebut tak tahan terus-terusan disorot lampu berdaya tinggi. Kasus ini berbuntut rumit. Peserta pameran menuntut pengelola venue membayar ganti rugi hingga Rp 300 juta. Untunglah, setelah diselidiki, kesalahan bukan berada di pihak pemilik gedung. Peserta pameran sendiri yang lalai mematikan lampu ketika tidak dibutuhkan. Mestinya, persiapan dan penyelenggaraan pameran dapat berjalan mulus, idealnya dengan nol kecelakaan. Pihak penyelenggara event besar biasanya telah membuat buku manual yang mengatur detail tata cara persiapan pameran yang aman. Juga, telah diambil langkah-langkah standar antisipasi sehingga sebuah kejadian kecil tidak akan membesar dan memakan korban. Masalahnya, bangsa Indonesia dikenal tidak disiplin. “Aturan dibuat untuk dilanggar,” bunyi seloroh yang populer. “Kontraktor asing biasanya tak kaget lagi dengan aturan atau buku pegangan yang kami buat. Ia memang mengacu standar internasional, tapi kontraktor nasional suka bandel,” kata Herman Wiriadipoera, Direktur Utama PT Napindo Media Ashatama. Exhibition organizer tersebut tahun lalu menyelenggarakan pameran dirgantara dan perlengkapan pertahanan di Pangkalan Udara Halim Perdanakusuma yang tentunya membutuhkan standar keamanan dan keselamatan kerja tingkat tinggi. Gedung Memiliki Unit K3 Dapat diduga bahwa pemilik tempat pameran kerap menuding pihak penyelenggara dan terutama kontraktor tak disiplin. Contoh kecil adalah penggunaan sepatu di saat persiapan pameran. Sampai sekarang banyak pegawai perusahaan kontraktor lebih suka berjalan-jalan dengan sandal atau bahkan tanpa alas kaki. “Padahal, di saat persiapan biasanya banyak paku dan pecahan kaca. Lalu, kalau terjadi kecelakaan, yang disalahkan pertama kali pasti pihak venue,” keluh Hosea Andreas Rungkat, asisten untuk Convention Services Director di Jakarta Convention Center (JCC).

Ada dua keteledoran umum yang disorot pengelola venue.

1. Yang pertama menyangkut akses terhadap hydrant air. Sering kali, demi memaksimalkan penggunaan lahan pameran, akses terhadap hydrant ditutup. Padahal, pihak venue memiliki kebijakan bahwa posisi hydrant harus terbuka sehingga mudah diakses. Bilamana terjadi kebakaran, besar maupun kecil, akan mudah dan cepat untuk dipadamkan. “Untuk meyakinkan soal itu saja sulitnya setengah mati. Banyak negosiasinya. Misalnya, (akses terhadap) hydrant dibuka, tapi sedikit saja,” kata Andreas.
2. Masalah kedua berkaitan dengan sambungan listrik. Terkadang, kontraktor menggunakan sambungan yang tidak sesuai dengan standar yang digunakan pihak venue. Bahkan, sering kali kabel dicolokkan ke stop kontak tanpa menggunakan terminal. Sikap sembarangan seperti ini rawan menimbulkan konslet, memunculkan percikan api, dan kemudian kebakaran. Dalam sebuah pameran pada pertengahan tahun silam, sebuah lukisan terbakar akibat penggunaan kabel yang tak sesuai standar ini.

Untuk menjamin keselamatan kerja, umumnya pemilik venue besar memiliki unit K3 sendiri. Di JCC, misalnya, bagian tersebut dinamakan unit Occupational Health & Safety (OHS). Venue di Jakarta tersebut kini menyediakan dokter in house dan memiliki ambulans serta kendaraan pemadam kebakaran. Sumber : venuemagz.